Organizarea evenimentelor necesită implicare directă, însă, uneori, vei fi nevoit să acționezi eficient și la distanță. Dacă vrei să organizezi un eveniment pentru familie, într-o destinație unde îi reunești pe toți, sau poate un client din alt oraș are nevoie de serviciile tale, poți face față și unei astfel de provocări, dacă știi cum să coordonezi logistica și frunizorii.
Să organizezi un eveniment atunci când ești la kilometri distanță pare, la prima vedere, o rețetă pentru dureri de cap. Dar dacă te organizezi bine și ai un plan clar, poți scoate ceva foarte reușit chiar și fără să fii acolo fizic. E nevoie doar de puțină disciplină, multă comunicare și suficientă încredere în echipa pe care o alegi.
Începe cu o planificare clară
Primul pas este să pui pe hârtie tot ce ai nevoie. Data, ora, locația, bugetul, tipul evenimentului – nuntă, petrecere, conferință, lansare etc. – și ce aștepți să se întâmple. Gândește-te la cum vrei să arate și să transmită evenimentul – atmosfera, participanții, mesajele pentru participanți. Fără o direcție clară, te vei pierde rapid în detalii.
Alege oamenii potriviți la fața locului
Dacă nu poți fi acolo, ai nevoie de cineva care poate. Fie că este o echipă trimisă de tine, fie că e un prieten de încredere din zonă, asigură-te că persoana respectivă înțelege exact ce vrei și poate lua decizii bune în locul tău, atunci când e cazul. Implică-l în organizare, oferă-i responsabilități clare și comunică des.
Folosește tehnologia în avantajul tău
Zoom, Google Meet, WhatsApp, ai suficiente unelte la îndemână care te ajută să ții totul sub control. Organizează ședințe online regulate cu echipa, creează un calendar partajat cu taskuri și deadline-uri și cere actualizări constante. Poți chiar să faci tururi video live ale locației sau probe de meniu pe WhatsApp.
Trimite tot ce ai nevoie acolo, prin curier rapid
Evident, cel mai eficient și mai puțin costisitor este să te folosești de ceea ce ai la fața locului. Însă, în multe aspecte, este probabil să ai nevoie să trimiți decor, echipamente, poate chiar și flori sau dulciuri de la colaboratori de încredere. Și chiar poți face asta! Cheama un curier și trimite tot ce ai nevoie! Dacă alegi o firmă serioasă, cu livrare rapidă, recuzita ta poate ajunge chiar și în aceeași zi la destinație.
Comunică mai mult decât crezi că trebuie
Când nu ești acolo, detaliile mici pot face diferența. Nu presupune că lumea a înțeles ce vrei să spui. Fii clar, concis și, dacă e nevoie, repetă. O listă scrisă bate o discuție vagă la telefon. Trimite e-mailuri de confirmare, folosește checklist-uri și nu te teme să insiști. De asemenea, expediază prin curier facturile, certificatele de conformitate pentru produse sau orice alte documente importante care trebuie să fie la locație, în original, în ziua evenimentului. Cu o firmă de curierat de încredere, orice expediere și livrare se fac în siguranță și la timp.
Până la urmă, distanța e doar un detaliu. Cu atitudinea potrivită și un plan bine pus la punct, poți crea un eveniment memorabil fără să pui piciorul acolo.